Het invullen van een aanvraagformulier voor reiskostenvergoeding 

Wat de werkgever moet weten 

Als uw werknemers een auto voor zakelijke doeleinden gebruiken en de brandstof wordt niet gezien als salaris in natura, bent u wettelijk verplicht uitvoerige reisgegevens bij te houden. Wanneer u dit niet doet, kan dit leiden tot intensieve controles van de Belastingdienst, waarbij de controle zelfs verder kan gaan dan alleen de kilometerregistratie. Boetes kunnen oplopen tot zes-cijferige bedragen.

Om duidelijkheid te verschaffen aan zowel werknemers als de Belastingdienst, is het van belang dat er duidelijke en eenvoudige richtlijnen worden opgesteld. In deze richtlijnen moet worden vermeld wat het bedrijf verwacht van zijn werknemers en wat wel en niet acceptabel is in verband met kilometervergoeding.

Wat de werknemer moet weten

Het indienen van frauduleuze aanvragen van kilometervergoeding is tegen de wet en u kunt worden vervolgd als u fraude pleegt jegens uw werkgever. Het is ook uw persoonlijke verantwoordelijkheid om de aanvragen voor kilometervergoeding bijtijds en netjes op te stellen (zoals uiteengezet in de richtlijnen van uw werkgever). Zo kunnen de onkosten stipt worden vergoed en kan uw werkgever voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt.

Indien uw werkgever u niet het maximaal toegestane bedrag per zakelijke kilometer vergoedt, kunt u proberen belastingverlaging te krijgen voor het verschil. Als u meer ontvangt dan het maximaal toegestane bedrag, ziet de Belastingdienst dit als een aanvullend inkomen en zult u dit moeten opgeven bij uw belastingaangifte. Mogelijk bent u extra belasting verschuldigd.

Eisen ten aanzien van een reiskostenvergoedingsformulier 

  • De naam van de bestuurder
  • De datum van iedere zakelijke reis
  • Het start- en eindpunt van iedere zakelijke reis
  • Het aantal kilometers voor iedere zakelijke rit
  • Het doel van iedere zakelijke rit
  • Overige kosten (parkeergeld, tol, etc.)
  • Het tarief per kilometer dat werd aangevraagd