ABAX WORKER | Gebruikershandleiding Web (Administrator)

Alles wat u moet weten over ABAX Worker Web wordt in deze handleiding uitgelegd. 

My ABAX – Gebruikers en rechten

U krijgt toegang tot ABAX Worker door op de link naar My ABAX te klikken. Deze link ontvangt u per sms. Hier kunt u uw account activeren. Maak een wachtwoord en gebruikersnaam aan en log in.

In My ABAX ziet u 3 verschillende tabs: Producten, Gebruikers en Mijn Bedrijf.

Onder Producten ziet u het totaal aantal licenties voor uw account. Ook ziet u hoeveel licenties actief in gebruik zijn en aan wie ze zijn toegewezen.

Onder Gebruikers ziet u een lijst van alle gebruikers die binnen uw bedrijf geregistreerd zijn en welke ABAX-producten ze gebruiken. Hier kunt u nieuwe gebruikers uitnodigen. Zij ontvangen vervolgens een welkomst-sms met een link die hen door de setup leidt.

Onder Mijn Bedrijf staat een overzicht van uw bedrijfsinformatie die in My ABAX geregistreerd is. Mijn Bedrijf  toont welke gebruiker administratorrechten heeft. Een Administrator in My ABAX kan gebruikers aan ABAX Worker toevoegen of verwijderen.

Login

Om in te loggen in ABAX Worker als Administrator of Projectmanager gebruikt u https://abax.worker.cloud link. Gebruik dezelfde inloggegevens als die u voor uw My ABAX-account.                                                            

VELD

OMSCHRIJVING

Taal

Wijzig de taal in de rechterbovenhoek.

Telefoonnummer

Voer uw telefoonnummer in. Vergeet niet uw landcode toe te voegen (+31)

Wachtwoord

Creëer of verander uw wachtwoord (dit wachtwoord geldt ook voor uw My ABAX-account)

STARTPAGINA

Op de startpagina ziet u een overzicht van de geregistreerde uren per project en taak.

Ingecheckte werknemers

Ingecheckte werknemers laat zien welke werknemers zijn ingecheckt en op welk project of taak ze zijn ingecheckt. U ziet hier de geregistreerde uren voor de verschillende projecten en taken.

PROJECTEN

Projecten toont alle geregistreerde projecten. Deze pagina is blanco als u voor de eerste keer inlogt. U dient zelf een project aan te maken om te starten.

De volgende filters zijn beschikbaar om uw projecten mee te bekijken:

VELD

OMSCHRIJVING

Status

Kies uit: actief, gepland, lopend, on-hold, geannuleerd, voltooid en alles

Naam of nummer      

Zoek op projectnaam of projectnummer

Klant

Zoek op klant

Projectmanager

Selecteer op projectmanager

Nieuw project aanmaken

Klik op ‘Creëer nieuw project’ om een nieuw project aan te maken. Er zijn een aantal verplichte velden zoals, klant, projectnaam, projectmanager, contactpersoon en telefoonnummer contactpersoon. Wanneer u alles heeft ingevuld klikt u op ‘Project opslaan’. De volgende velden zijn zichtbaar bij het aanmaken van een project:

VELD              

OMSCHRIJVING

Klant   

Selecteer de gewenste klant. Of maak een nieuwe klant aan door op ‘Nieuw toevoegen te klikken

Project naam  

Projectnaam

Projectmanager         

Toegewezen projectmanager

Contactpersoon, telefoonnummer en

e-mailadres

Contactinformatie contactpersoon

Projectlocatie

Adresgegevens klant

Projectomschrijving               

Omschrijving van het project

Projectnummer         

U kunt een eigen projectnummer aanmaken of dit automatisch laten genereren

Status             

Projectstatus (bijv. gepland of lopend)

Begindatum   

Begindatum van het project

Deadline        

Deadline voor het project

Nieuwe klant toevoegen

Een nieuw project moet altijd aan een klant gekoppeld worden. Is de klant nieuw, klik dan rechts bovenaan in het klant-veld op ‘Nieuw toevoegen’. U krijgt de volgende velden te zien:

VELD                                                                       

OMSCHRIJVING

Klantnaam                                                    

Klant- of bedrijfsnaam

Klanttype                                           

Kies tussen bedrijf en privé

KvK-nummer              

KVK-nummer (indien bekend)

Contactpersoon, telefoonnummer, e- mailadres

Contactgegevens klant

Straat, postcode, plaats

Adresgegevens klant

De nieuwe klantinformatie wordt automatisch opgeslagen en kan met behulp van een dropdown keuzemenu geselecteerd worden bij een nieuw project. Bij bestaande klanten worden velden zoals Projectinformatie en Projectlocatie automatisch ingevuld.

Projectomschrijving

Het veld Projectomschrijving wordt gebruikt om de hoofddoelen van het project te omschrijven. De omschrijving is zichtbaar voor iedereen die dit project toegewezen heeft gekregen. In de mobiele App Workers is deze informatie te vinden onder ‘Omschrijving’.

Projectstatus

Projectstatus geeft weer of het project direct start of ingepland is. U hoeft niet per se een deadline toe te voegen bij het aanmaken van het project. Dit kan ook op een later tijdstip.

Projectbeheer

Het aanmaken van projecten is de basis van ABAX Worker. U kunt een project aanmaken met alleen een klantnaam en locatie, bestaande projecten aanpassen en beheren, of zeer gedetailleerde projecten aanmaken. Al uw gegevens worden op één plek opgeslagen en zijn 24/7 beschikbaar. Hierdoor wordt het beheren van uw data erg makkelijk. ABAX Worker is flexibel en voldoet aan de behoeften van elk bedrijf, ongeacht de omvang.

Klik op een project uit de lijst van bestaande projecten. Bovenaan ziet u de naam van het project en een menu:

Details

Onder de tab Details vindt u alle informatie die u bij het aanmaken van het project heeft vastgelegd.

Werkplan (taken)

ABAX Worker is een taak-georiënteerd systeem. Dit houdt in dat uw Workers voornamelijk met taken werken.

Maakt u een nieuw project aan, dan wordt er automatisch een nieuwe taak aangemaakt die uw werknemers kunnen inzien. Deze taak heeft dezelfde naam als het project.

Een project bestaat vaak uit meerdere taken. Begin met het bewerken van de automatisch aangemaakte taak. De bewerkbare velden (die automatisch zijn ingevuld) zijn: Naam, Status, Begindatum, Deadline (indien eerder door u ingevuld), Toegankelijk voor alle werknemers en Omschrijving (indien eerder door u ingevuld). Deze velden zijn gevuld met data zoals vastgelegd bij het aanmaken van het project. De overige velden zijn: 

VELD                                                        

OMSCHRIJVING

Schatting in uren       

Een inschatting van het aantal uren benodigd voor de voltooiing van de taak. De projectmanager ontvangt een bericht bij overschrijding van de ingeschatte tijd.

Gerapporteerde uren

Toont een overzicht van het totaal aantal geregistreerde uren.

Voortgang                             

Voortgang van het project in percentage. U kunt checken of dit overeenstemt met de geschatte dur van het project.

Als de geschatte tijd 20 uur was, en blijkt dat na 10 uur werken slechts 25% van het werk gedaan is, kunt u de schatting aanpassen.

Toewijzen aan werknemer    

Wijs taken toe aan uw medewerkers m.b.v. het drop down menu.

KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu)

KAM-documenten kunnen zowel op project- als op taakniveau worden toegevoegd. Alle KAM-documenten die zijn toegevoegd op projectniveau worden automatisch gekoppeld aan de bijbehorende taken. KAM-documenten die toegevoegd zijn aan een specifieke taak zijn alleen voor die taak zichtbaar. U kunt een KAM-document toevoegen of inzien door op de KAM-tab te klikken bij het geselecteerde project.

Het KAM- overzicht laat zien wat voor type documenten zijn toegevoegd en op welk niveau deze zijn opgeslagen (toegevoegd aan taak, project etc.):

Klik op ‘Voeg nieuw document toe’ en u ziet twee opties; Arbo & Mileu en Kwaliteitszorg.

Als u op een van deze opties klikt, ziet u twee kolommen. De rechterkolom laat alle reeds toegevoegde documenten zien. Om een bestaand document toe te voegen, selecteert u het gewenste document in de linkerkolom en kiest ‘Toevoegen’ klikken. U kunt ook een document zoeken door de documentnaam in het zoekveld in te typen.

Toegevoegde documenten

Onder Toegevoegde documenten ziet u door wie en wanneer een document is toegevoegd. U heeft de mogelijkheid om het document te verwijderen van het project of de taak via het prullenmand-icoontje.

U kunt u een nieuw document uploaden door op ‘Voeg nieuw document toe’ te klikken. Dit document wordt dan toegevoegd aan de bibliotheek.

Om documentatie te downloaden kunt u één of meerdere bestanden selecteren en rechts op het download-icoontje klikken. Selecteert u meerdere documenten dan worden deze als ZIP- bestand gedownload.

Gebruik ‘Documenttype’ om de bibliotheek op basis van documenttype te doorzoeken. U kunt filteren op alles, foto, overig, voltooide Arbo en Milieu documenten, concept Arbo en Milieu, voltooide Kwaliteitszorg documenten en concept Kwaliteitszorg.

UREN

U kunt het Uren-menu gebruiken om ingevoerde uren te bekijken, registreren, bewerken en exporteren.

Controle Urenlijst

Controle Urenlijst bestaat uit een overzicht van de door medewerkers geregistreerde uren binnen een bepaalde periode. U kunt de uren selecteren op basis van alleen werknemers of werknemers en projecten. U kunt de geregistreerde uren ook aanpassen.

Kies linksbovenaan ‘Toon alleen werknemers’ of ‘Toon werknemers en projecten’. ‘Toon alleen werknemers’ geeft een overzicht van uw werknemers en hun geregistreerde uren met daarbij de verschillende salaristypes.

‘Toon werknemers en projecten’ geeft u een overzicht van uw werknemers én de projecten waarop zij uren geregistreerd hebben.

Door op de naam van een werknemer te klikken krijgt u een gedetailleerd overzicht van de dagen en projecten die binnen de geselecteerde periode vallen. Hier kunt u de geregistreerde uren bewerken en waar nodig verwijderen. Door op een datum te klikken ziet u een overzicht van het aantal geregistreerde uren per project en/of taken voor die dag.

Klik op ‘Toevoegen’ om extra uren toe te voegen voor de geselecteerde werknemer. U bent verplicht om de velden Project en Taak in te vullen als u uren toe wilt voegen. Tevens heeft u de mogelijkheid om een opmerking, begin- en einddatum, salaristype en pauzes toe te voegen.

De uren die zijn toegevoegd door een projectmanager of administrator zijn voor de betreffende medewerker zichtbaar in de mobiele app.

Exporteer Urenlijst

Exporteer Urenlijst maakt het mogelijk om via ABAX Worker op een makkelijke manier te browsen door geregistreerde uren en ze te exporteren naar een Microsoft Excel bestand. Klik op Creëer nieuw rapport en volg de aanwijzingen van de export wizard.

Om een nieuwe export aan te maken selecteert u de gewenste data, project(en), werknemer(s) en velden die u in uw export wilt opnemen. Dit kunt u doen door de gewenste velden te slepen naar ‘inclusief’ of ‘exclusief’. U kunt ook de volgorde van de velden aanpassen (positie 1 komt overeen met kolom A1 in Excel).

Selecteer ‘Voeg samenvatting toe’ om een samenvattingsregel onderaan de kolommen toe te voegen. Wanneer u klaar bent klikt u op ‘Rapport voorbereiden’ en voegt u daarmee het rapport toe aan de lijst voor gecreëerde rapportages die klaar zijn om te download.

Salaris Exports

In  ‘Salaris Exports’ kunt u geregistreerde uren exporteren naar uw salarissysteem en daarmee de uren ‘afschermen’. Uw werknemers kunnen deze uren nu niet langer meer bewerken.

Het verschil tussen ‘Exporteer Urenlijst en ‘Salaris Exports’ is dat ‘Exporteer Urenlijst’ de uren exporteert naar een Microsoft Excel (.xsls) bestand en de geëxporteerde uren niet ‘op slot’ zet. Terwijl ‘Salaris Exports’ de werknemersuren afschermt (kunnen niet meer gewijzigd worden) en u verschillende exportopties geeft, afhankelijk van uw salarissysteem.

Om er zeker van te zijn dat de getoonde data correct is kunt u het filter ‘Toon alleen werknemers’ of ‘toon werknemers en projecten’ gebruiken. Deze filters hebben geen invloed op het rapport. Daarnaast kunt u ook op een werknemersnaam klikken om details in te zien en uren te bewerken (Let op: dit heeft wel gevolgen voor de export en de geregistreerde uren voor deze werknemer).

Bent u tevreden met de lijst, dan klikt u op ‘Volgende stap’ om de export te voltooien.

In de laatste stap selecteert u het bestandstype. Selecteer kolommen en volgorde (zie Exporteer Urenlijst)

Nadat u het bestandsformaat geselecteerd heeft kunt u op ‘Exporteren’ klikken. U ziet een overzicht van alle geëxporteerde bestanden, met het nieuwste bestand bovenaan.

Let op: De geëxporteerde uren kunnen nu niet meer worden aangepast. Wilt u iets wijzigen, dan moet u het geëxporteerde bestand eerst volledig verwijderen. Als het bestand verwijderd is, kunt de geregistreerde uren weer bewerken.

Worker log

Hier ziet u welke werknemers op de werklocatie zijn of zijn geweest. De werknemerslijst geeft een overzicht van medewerkers en de in- en uitchecktijd. Om dit te kunnen zien kiest u een project en geeft u de gewenste periode aan. In de rechterbovenhoek kunt u dit overzicht downloaden als PDF of Excel bestand. Dit overzicht toont eveneens de klantgegevens en naam van de projectleider.

WERKNEMERS

Werknemers’ toont alle geregistreerde werknemers. Bij elke werknemer vindt u informatie zoals telefoonnummer, rol, adres en noodcontact- gegevens. Iedere werknemer kan profielgegevens bewerken en toevoegen via de mobiele app.

Een Administrator heeft dezelfde bevoegdheden via de ABAX Worker website en kan ook een arbeidsovereenkomst uploaden.

Let op: Naam en telefoonnummer kunnen alleen via My ABAX worden aangepast.

DOCUMENTATIE

Bedrijfsdocumenten’ toont een overzicht van alle voltooide documenten. Deze documenten maken vaak deel uit van interne controles.

Het standaardoverzicht laat u de voltooide documenten van afgelopen maand zien. U kunt de periode naar wens aanpassen door de ‘Vanaf’ en ‘Tot’ opties te gebruiken. U kunt zoeken op naam van de checklist, of een document uit de bibliotheek selecteren. Wanneer u op ‘Werknemer’ filtert ziet u alle documenten die de betreffende werknemer heeft toegevoegd.

Klik op ‘Voeg nieuw document toe’ om nieuwe documenten toe te voegen of te voltooien.

Voltooide checklists

De optie ‘Voltooide checklist’ toont een overzicht van alle voltooide checklist op project- en bedrijfsniveau.

Het standaardoverzicht toont de documenten die in de afgelopen maand zijn voltooid. Ook hier kunt u de ‘Vanaf’ en ‘Tot’ functie gebruiken om de periode aan te passen. U kunt zoeken op naam checklist, of een document uit de bibliotheek selecteren. Wanneer u ‘Voltooid door’ als filter gebruikt ziet u alle voltooide documenten van die specifieke werknemer.

Dit overzicht laat zien waar binnen uw bedrijf de meeste afwijkingen plaatsvinden.

Non-conformiteit

De afwikkeling van non-conformiteiten binnen ABAX Worker is gebaseerd op gebruikersrollen. Dit betekent dat iedereen een non-conformiteit kan melden, maar dat de behandeling ervan toegewezen wordt aan specifieke werknemers die daarvoor verantwoordelijk zijn.

Om verantwoordelijkheden toe te kennen klikt u op het tandwieltje in de rechterbovenhoek en selecteert u de betreffende medewerker.

Administrators’, ‘Projectmanagers’ en ‘Workers’ hebben allen de bevoegdheid om non-conformiteit te melden.

Workers’ melden non-conformiteit via hun mobiele applicatie. ‘Administrators’ en ‘Projectmanagers’ doen dit via de website of mobiele applicatie.

Om non-conformiteit te melden klikt u op ‘Melding non-conformiteit’.

Wilt u afwijking op bedrijfsniveau melden, klik dan op ‘Non-conformiteit’ onder het menu ‘Documentatie’ en klik daar op ‘Melding non-conformiteit’.

Wilt u een afwijking op een bepaald project of bepaalde taak, selecteer dan de juiste taak of project en klik dan op ‘Melding non-conformiteit’.

VELD                                                                     

OMSCHRIJVING

Datum en tijd                                    

Selecteer een datum en tijd

Categorie                                          

Selecteer een categorie

Prioriteit          

Selecteer de passende prioriteit. De keuze heeft gevolgen voor de behandelsnelheid. Hogere prioriteit betekent een kortere deadline.

Straat, postcode, plaats                                

Voeg een locatie toe

Betrokken personen                         

Voeg de betrokken personen toe

Omschrijving                                     

Voeg een omschrijving toe

Toegevoegde bestanden                  

Stuur relevante geüploade bestanden mee

Tijdelijke oplossing                            

Omschrijving tijdelijke oplossing (indien van toepassing)

Advies                                                

Adviseer over mogelijke oplossing(en)

Als een non-conformiteit is gemeld krijgt de melding de status ‘Wacht op goedkeuring’ en is de melding verstuurd naar de verantwoordelijke medewerker(s). Zolang de non-conformiteit deze status heeft kan de verantwoordelijke persoon data toevoegen of aanpassen. Heeft de verantwoordelijke meer informatie nodig, kan deze een bericht terugsturen naar de medewerker. Het bericht is bij de medewerker zichtbaar onder ‘Mijn taken’. Alle updates en wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Bij beoordeling van de melding heeft de verantwoordelijke drie opties:

VELD                                                  

OMSCHRIJVING

Aanvullende informatie gewenst

Vraag de melder om aanvullende informatie

Markeer als ongeldig            

Markeren als ongeldig en de melding sluiten

Begin met verwerken            

Melding wordt in behandeling genomen

Wanneer een zaak de status ‘In behandeling ’ krijgt, zijn de volgende velden beschikbaar: 

VELD                                                  

OMSCHRIJVING

Details                                               

Details van de gebeurtenis

Bestanden                                         

Bestanden toegevoegd aan de melding

Case analyse                                      

Analyse van de melding/gebeurtenis

Ondernomen acties                                                  

Acties/ingrepen die voortkomen uit deze melding

U kunt suggesties voor acties/ingrepen toevoegen door op de tab ‘Acties’ te klikken en daar op ‘Voeg nieuwe actie toe ’te klikken. 

VELD

OMSCHRIJVING

Omschrijving

Omschrijving van de actie/ingreep

Gerealiseerde actie

Reeds uitgevoerde/toegepaste actie

Verantwoordelijken

Namen verantwoordelijke personen

Deadline

Deadline(s) gekoppeld aan de actie(s)

INSTELLINGEN

Om uw ABAX Worker account in te stellen klikt u op het tandwieltje rechtsboven. Hier heeft u de mogelijkheid om de instellingen voor non-conformiteit, salaris en Arbo & Milieu/ Kwaliteitszorg aan te passen. Hoe u werknemers non-conformiteit bevoegdheden toewijst wordt in het non-conformiteit hoofdstuk uitgelegd. We richten ons nu op de volgende opties:

Salarisinstellingen

Salarisinstellingen’ geeft u de mogelijkheid om salarisniveaus in te stellen voor door uw werknemers geregistreerde uren in ABAX Worker.

U kunt uw eigen salarisinstellingen vastleggen of onderstaande opties gebruiken:

VELD

OMSCHRIJVING

Salaristype

Naam salaristype

Medewerkersnummer

Medewerkersnummer conform salarissysteem

Salaristype

Salaristype als in het salarissysteem

Actief

Selecteren als u deze instellingen aan uw medewerker wilt tonen

Standaard

Selecteer de standaardsalaris-optie

Aanpassen (pen-icoontje)

Bewerken salarisinstelling

Prullenmand

Verwijder de selectie(s)

Let op: Het medewerkersnummer en salaristype moet overeenkomen met uw salarisadministratie, anders werkt het exporteren en koppelen van bestanden niet. Heeft u problemen met het achterhalen van deze informatie? Raadpleeg de salarisadministratie.

ALGEMENE INSTELLINGEN

Arbo & Milieu en Kwaliteit

Onder de tab Arbo & Milieu en Kwaliteit kunt u de documentenbibliotheek beheren. U kunt nieuwe artikelen toevoegen, per categorie. Wanneer u een document aanpast, ververst of bewerkt, creëert ABAX Worker automatisch een nieuwe versie en slaat de oude versies op. Zo kunt u beslissen welke versie moet worden gebruikt.  Alle projecten en taken worden automatisch geüpdatet met de nieuwste versie van een bewerkt document of artikel. Hierdoor kunt u uw Arbo & Milieu en Kwaliteitszorg bibliotheek centraal beheren.

VELD                  

OMSCHRIJVING

Arbo en Milieu

Klik om de Arbo & Milieu-bibliotheek te bekijken

Kwaliteitszorg

Klik om de Kwaliteitszorgbibliotheek te bekijken

Documentnaam         

Zoek naar een artikel op naam

Naam

Artikelnaam

Status Artikel

Geef de status van het artikel aan

Laatst gewijzigd

Toont informatie over de meest recente versie

Nieuw Artikel

Creëer een nieuw Arbo & Milieu of Kwaliteitszorg artikel

Bewerken      

Klik op het pen-icoontje om een bestaand artikel te bewerken

Prullenmand              

Klik om een artikel te verwijderen (terugplaatsen uit prullenbak is mogelijk)

Nieuw artikel en bewerk artikel

U kunt een nieuw artikel aanmaken door een categorie te selecteren en te kiezen voor ‘Nieuw artikel’. Om een bestaand artikel te bewerken klikt u op het pen-icoontje.

VELD

OMSCHRIJVING

Artikelnaam

Naam van het artikel

Paragraaf

Naam of nummer van de paragraaf

Omschrijving

Inhoud van het artikel

Nieuwe paragraaf toevoegen

Klik om een nieuwe paragraaf toe te voegen

Publiceer artikel

Klik en publiceer het artikel

Versies

ABAX Worker maakt automatisch een nieuwe versie aan wanneer u een artikel bewerkt.  Onder artikeldetails ziet u alle versies. Door op versies te klikken ziet u alle wijzigingen. U ziet de datum, wie het artikel heeft aangepast en het versienummer. De meest recente versie staat altijd bovenaan en is de actieve gepubliceerde versie.

MATERIALEN

‘Op deze pagina ziet u een lijst van alle toegevoegde (bouw)materialen en beschikbaarheid voor de werknemers die gebruikmaken van de ABAX Worker-applicatie.

Om nieuwe materialen toe te voegen klikt u op ‘Nieuwe toevoegen’.

VELD

OMSCHRIJVING

Materiaalnaam

Naam van het materiaal

Eenheid

De meeteenheid (gewicht, lengte, etc.)

Opslaan

Sla het nieuwe materiaal op

De materiaallijst geeft u een overzicht van de beschikbare materialen. Het materiaalverbruik wordt op deze manier per project geregistreerd.

VELD

OMSCHRIJVING

Status

Wat is de status (voorraad)

Naam

Zoek materiaal op basis van naam

Toegevoegd door

Bekijk wie het materiaal heeft toegevoegd

Vanaf – tot

Periode waarin het materiaal is toegevoegd

Om de beschikbaarheid van materiaal te veranderen kunt u de schuifbalk rechts in beeld gebruiken. Schuif naar links: niet beschikbaar. Schuif naar rechts: beschikbaar.

Materialen op taakniveau

Elke taak heeft een lijst van gebruikte materialen. Selecteer taak binnen een project en klik op de tab ‘Materialen’. Daar ziet u het materiaalverbruik en de mogelijkheid om verbruik toe te voegen aan de taak.

Er zijn twee manieren om materialen te bekijken. Klik op ‘Toon’ en kies tussen ‘Samenvatting’ of ‘Details’. ‘Samenvatting’ geeft een overzicht van het totaal materiaalverbruik. ‘Details’ geeft een overzicht van het verbruik per materiaaltype.

VELD

OMSCHRIJVING

Vanaf - tot

Periode waarin het materiaal is toegevoegd

Toegevoegd door

Wie heeft het materiaal toegevoegd

Materiaalnaam

Materiaalnaam/type

Toon

Kies tussen Samenvatting en Details

Klik op ‘Voeg nieuw verbruik toe’ om nieuw materiaalverbruik toe te voegen. Selecteer het materiaal en kies de hoeveelheid.